拜托!请不要再开无聊的会了!

来源: 创业邦 | 2015-04-21 12:57  编辑:林榛

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众所周知开会很重要,但有时开会也很无聊。

开会的时候,我们会经常听到些什么呢?“开始干活吧!”但结果啥也没干。“搞定这件事!”但绝大多数工作毫无进展。“都坐过来讨论一下吧!”但最终无论讨论了多少,还是领导说了算。

“那么⋯⋯就让我们来开会⋯⋯讨论一下什么时候再开会吧⋯⋯”

不过,有一种会议不会那么无聊,至少对你来说不会无聊,因为即便你无法主导整场会议,也可以成为会议上的“明星”。你所扮演的“角色”肯定会引起大家的关注,你也因此会下工夫、花时间准备会议。或许你在会议上能直击命题,又或者你将消除与会者的各种疑虑,甚至,你还可以在会议上给其他人做指示。总之,当你成为会议的焦点时,这个会议就不会无聊。

当然,无聊或多或少仍会存在,但你将有能力控制与会者的无聊感,更可以搞定各种会让会议显得呆板的问题。如果你想接管一场会议,那么首先就要学会驾驭会议,因为与会者其实并不在意会议是否呆板,也不在乎会议是否存在形式主义,他们之所以去参加会议,就是希望自己能在会议上有所收获。

议程很重要

针对开会这件事,心理学家做了大量研究,他们发现了两个重要法则。

1.人们希望会议能够达到自己的预期,因此,议程就显得尤为重要。我们知道人们都不喜欢开会,那么最重要的事情就是要尽早确定会议每项工作的截止时间,并且在议程上明确某个时间点上需要具体讨论、解决哪些问题。

2.每个参加会议的人都希望自己能成为整场会议的重要角色。“没人愿意开会,除非你能帮助他们完成各自的工作任务。要让会议变成工作的一部分,而不能使其成为额外的工作。”Alexandra Luong说。他是明尼苏达大学德卢斯分校行业组织心理学专业副教授。“研究表明,开会并不会骚扰员工,可是一旦每天都要在会议上与同事激烈争辩,则会导致员工产生负面的工作态度。”

所以,即便你无权决定让谁出席会议,也要保证无论谁出现在会议上,你都要给予充分的尊重,确保自己的会议内容和每位与会者相关。另外,适当的眼神交流也会非常有帮助。

把会议看成演讲

如何让自己在会议上光彩夺目?这里有一个好方法,那就是——你需要把会议看作是一次演讲。当然,会议其实算是一场不太正式的演讲,因为期间经常会有人提问而打断你,另外你也可能被手机铃声骚扰,但无论怎样,你都需要像准备一场小型演讲那样去准备会议。

针对公众演讲,笔者在此将给予两个重要提示。第一,内容尽量简单。如果你给会议设定了一个主题,尽量用一句话表述清楚,然后再围绕这个主题反复讨论。第二,时间尽量简短。你可以把自己要传达的信息组织好,然后把会议看作是一次TED演讲。要知道每个TED演讲的时间都不会超过18分钟,为什么呢?因为根据TED策展人Chris Anderson透露,18分钟足以讨论一个严肃的话题,同时也能保持听者集中注意力在这个议题上面。

接下来,你需要把信息传递出去。此时你要做的就是说话。但是如果你希望人们全神贯注聆听你所说的话,而不是眼睛看着你,心思在门外,不妨尝试下面介绍的这些方式。

你可以使用经典演讲方法:说你准备要说的话,直说,然后重复之前你说过的话。

或者,尝试古罗马雄辩家、政治家西塞罗(Cicero,公元前106年—公元前43年)曾使用过的传统演讲方法:介绍会议主旨,提供背景资料,概述关键点,再逐点论证,最后反驳不同观点。

又或尝试邱吉尔式强悍、犀利的演讲风格:一开始就“语不惊人死不休”,然后专注在一个关键主题上,采用简单、对话式的语言展开论证,最后用戏剧性的结尾结束整个发言。

再或尝试TED式的演讲:开场就吸引住与会者,把自己的观点理顺,最后采用行为召唤,并以一个精彩的小故事收尾。

无论你使用上述哪一种方法,在会议过程中你都需要有意无意地用情感去表现自己。情感的力量是非常强大的,它可以让人们清楚地知道哪些会议内容是重要的,哪些内容是用套话堆砌出来的。

小心“会议手雷”

除了清晰地传达会议的讯息、表达自己的情感,要让每个人都做到在会议上全神贯注地去听并且认真地记笔记,其实并不容易。举个例子,A可能会在会议上打起呼噜;B可能会偷偷带进来一个苹果,在你讲到最关键的时候“嘎巴”咬上一口;C甚至会扔上一颗“会议手雷”!

什么是“会议手雷”?其实就是一个评论或一个问题,但是不要小看这个评论和问题,因为它可以毁掉整个会议。举个例子吧,假设你正在一个救援会议中——

你:……当然,最重要的点是你必须要止血。

Jennifer:我们能不能发Instagram直播,吸引人气,再靠这个赚钱呢?

这就是“会议手雷”,虽然Jennifer问的问题和主题有关联,但是却极其不合适,甚至会抑制会议继续的势头,也破坏了主讲人的权威。那么,如何处理这种导致会议主题分散的问题呢?答案就是,假装没发生过这事儿,完全忽略它的存在。

你:……当然,最重要的点是你必须要止血。

Jennifer:我们能不能发Instagram直播,吸引人气,再靠这个赚钱呢?

你(扫一眼Jennifer和其他与会人员,然后用略带玩笑的口吻说):我们准备发Tumblr,然后再靠这个赚钱。

如果直接忽略Jennifer是不是会让人感觉很失礼?的确是这样,所以,用上述略带玩笑的口吻回答就很合适。当你在会议上传递一个重要讯息时,这个会议就是你的会议。你需要清晰表达自己的观点,而当有人暗中破坏,你需要做出回应。你需要保持专注,不要让这种“会议手雷”炸伤自己的情绪;或者你也可以找个机会巧妙回击。

总之,你要把自己的观点阐述清楚。之后如果有时间,你可以问问Jennifer她的微博营销计划是什么样的,也可以问问A昨晚是不是没睡好,还有B的苹果是不是红富士——开会时,不要表现得过于严肃。另外,会议上可能出现很多导致分心的事情,你需要把会议主题时刻摆在首位,而且在自己发言的时候要牢记:说自己想要说的话。译 | Tino

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